中小企業・個人事業向けのITとは


今回は、中小企業経営者や個人事業主の方向けに「IT」を利用するメリットです。
ITの専門家ではない方に向けての記事ですので、そもそもITって何?というところから書いてあります。
ITは業務に必須ではないため、考慮されなかったり後回しされることも多いですが、効率化として利益に大きな貢献をすることができます。

アグリロットでは、IT支援を対応してます。更にはホームページ制作の依頼企業様には、提案・相談などいつでもITサポートしてます(宣伝です!)。

1.ITとは

IT(Information Technology、情報技術)は、多くの意味合いを持つ言葉として使われています。
「コンピュータのソフトウェアやハードウェアなどの研究、開発、実装、サポート、マネージメント全般」と言われることもありますが、「コンピュータとネットワークを利用した技術」としたほうがわかりやすいです。
更には、「IT(IT化)」は「効率化」を意味する使われ方が多いですし、当記事でもITは業務の効率化を中心とした記述となります。

ITによる効率化のわかりやすい例としては、

お金を振込む場合、以前は銀行の窓口へ訪問し、振込手続きが必要でした。銀行への訪問・手続きで1~2時間は作業時間がとられました。2000年以後、インターネットバンキングが可能となることで、自宅で5分で振込が完了できるようになりました。結果として、月4回銀行へ振込に行っていたとしたら、毎月1日分(8時間)の作業時間を削減することができる、これがITによる効率化です

インターネットバンキングという大規模システムであり、具体例としては相応しくはありませんが、意味合いはご理解いただけるかと。

2.ITの必要性

中小企業・個人事業主では、IT専門の担当者は不在の場合が多いでしょうし、どうしてもITは後回しとなってしまう事が多いかと思います。
しかしながら、ITによる効率化を実施するだけで、例えば月20時間の時間を作れるとしたら?
時給4000円ならば、80,000円/月。5000円ならは、10万円/月の価値があるという事になります。
更には、それが社員全員の効率化だとしたら?。

また、IT化することで「品質向上」する業務もあります。給与計算を毎回電卓叩いて行うのと、コンピューターに任せた場合、ミスが発生する頻度は明白です。
ミスは信頼を損なうとともに余計な作業時間を増やします。少額の投資で防げる場合も多いので、ITを検討すべきです。

3.中小企業・個人事業向けITの具体例

では、中小企業・個人事業主にて必要なITとは何でしょうか。
これは一概に言えないです。自社のサービス特徴・業務内容・業種、そして現状のIT対応状況などで優先すべきITが異なります。
例えば、営業システムが効果的な会社もあれば、経理・総務の効率化を優先すべき会社もあります。
本格的なITは、詳細な現状分析を行い個別の対応から始めますが、その分費用も高額となってしまい、IT投資をためらう企業もあるでしょう。

ここでは、無料・少額の対応で効果が期待できる、基本的なIT対応例の一部を参考としてあげました。

1)メール改善

業務メールを利用されている会社は多いですが、IT活用によりそのメールがより便利になります。
例えば、パソコン・スマトーフォンでメールアドレスを完全同期するシステム。これは、スマトーフォンから外出先で業務メールを送信した場合、パソコンでも送信履歴が見れるように(パソコンから送信したかのように)同期することで利便性が向上します。
あるいは、業務問合せメールを複数担当へ自動配信し、誰かが返信したかを管理するシステムもあります。
メールの使い勝手を向上させることで、ミスが削減され無駄な作業時間がなくなります。

2)パソコン選び

業務で使うことの多いパソコン。
価格も様々であり、どんなパソコンを選べば良いのかわからない場合も多いでしょう。
パソコンには性能差があります。例えば、動作の遅いパソコンを使っている場合、起動時間やアプリケーションの起動・動作、再起動などの時間まで含めれば、30分/日程度は無駄な時間が発生している場合もあります。
結果として10時間/月、前述の例で言うと時給4000円ならば、40,000円/人を毎月損失していることになります。パソコン選びを見直すことで、それが解消できます。
単純に高額な機種が良いということではなく、業務要件を満たすように最適化された構成で、コストパフォーマンスの高い機種を選ぶことが大切となります。
プリンターやネットワーク機器など、ハードウェア全般も同じことが言えます。

3)データ共有(パソコン、スマトーフォンなど)

職場で業務データ、顧客データ、経理データなど利用しているはずですが、そのデータを外出先・自宅でも共用できることは業務の効率化に繋がります。
例えば、営業先で必要なデータを簡単に閲覧できるようにしたり、自宅で作業したデータを最新版として簡単に反映したりできます。もちろん、USBにデータを持ち回ったりすることで作業自体は実現できます。IT対応することのポイントは「より簡単に」「よりミスが起きないように(USB紛失、操作ミス)」という効率化と安全性です。
なお、ITであれは手作業であれデータの管理・セキュリティは重要ですのでご注意ください。

4.最後に

ITとは「ゼロから何かを作り出す」という事ではなく「今ある業務を効率化する」ということです。
トヨタ式カイゼンは生産性を高めるためには、作業におけるムダを少しでも省く取り組みです。
ITも同様です。小さな取り組みでも、積み重なれば大きな効果を生みます。

アグリロットでは、IT関係のサポート・助言を求められることも多く、様々な対応をしてきました。
ITのみ、またはホームページ制作と関連して対応することも可能です。
ホームページ制作には業務内容把握が必須であり、その情報がITサポートにも役立ちます。
費用をあまりかけずに無駄な作業時間を短縮できる「コストパフォーマンスの高いIT」は多くあります。
アグリロットならばホームページ制作に限らず、御社のIT部門のようなサポートも可能です。

ホームページ制作を依頼するなら、ITもできる専門家に頼んでみませんか?。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。